En réalité, les collectivités territoriales et locales, peu importe leur taille, sont censées s’adapter en permanence aux situations actuelles. Pour ce faire, elles sont tenues de penser à leurs organisations. Effectuer un audit organisationnel est quelque chose pouvant les aider. Mais, à quoi sert vraiment un audit organisationnel de collectivité territoriale ?
À quoi sert un audit organisationnel de collectivité territoriale ?
Parfois connu sous l’appellation «bilan organisationnel », « portrait de la situation », « état des lieux », « revue », ou « diagnostic », un audit organisationnel fait partie du processus de gestion du changement et des progrès. Il sert à examiner les faiblesses et les forces d'une organisation, que cette dernière soit publique à l’instar du service d’une région, d’un département ou de l’état, de l’intercommunalité ou la mairie, ou que cette organisation soit privée comme une association ou une entreprise….Il peut être réalisé sur une structure entière ou une partie de ce dernier, selon la dimension organisationnelle étudiée.
Au cours du processus d’un audit organisationnel, les processus de décision ainsi que la division du travail sont inspectés. Il peut- être une étape préliminaire dans la mise en œuvre d’un « Règlement général sur la protection des données personnelles » abrégé RGPD.
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Quelles sont les principales caractéristiques d’un audit organisationnel de collectivité territoriale ?
Les collectivités territoriales et locales disposent de caractéristiques de faire collaborer les employés (agents territoriaux) et les élus. Les secteurs territoriaux, et plus souvent tous les agents territoriaux, exécutent les décisions des élus régionaux, départementaux, communautaires, municipaux et prennent part à la préparation des décisions. Ils sont à l'origine de propositions dans la mise en œuvre des politiques gouvernementales. Il est maintenant temps de parler de la relation avec les résidents. Les collectivités locales et territoriales ne correspondent pas aux besoins de leurs clients, toutefois elles sont censées répondre parfaitement aux souhaits des entreprises et de la population de la région. Et pourtant elles sont au centre des services offerts au public. En ce qui concerne le calendrier, l’activité des autorités locales est longue et durable, mais se caractérise par des élections. Les échéances électorales peuvent consolider les actions antérieurement menées, ou à l’inverse, changer le sens des politiques menées.
Un bilan organisationnel de collectivité territoriale peut donc être nécessaire lors de l'arrivée de nouveaux groupes municipaux, mais également, et c'est toujours le cas, pour tenter de rendre la fonctionnalité des services meilleure ou de susciter des changements.
Comment réaliser un audit organisationnel ?
La phase principale pour effectuer un audit organisationnel est la réalisation d'inventaire de tout genre d'informations. Cette phase se poursuit :
- L’étude et la caractérisation de l'organisation moderne (devoirs respectifs, responsabilités et rôles…);
- L’image de l'organisation;
- la présentation des processus périmétriques comme l’automatisation, acteurs, séquence des tâches et le flux d'informations;
- valorisation des instruments mis en œuvre;
- L’entretien et la rencontre avec les différents acteurs de l'organisation pour apprendre les dysfonctionnements qu'ils sont susceptibles de ressentir;
- mesures de contrôle et identification des risques.
Par ailleurs, une fois que vous avez une compréhension complète de l'organisation, il est nécessaire de l'évaluer et de connaître la ou les causes du dysfonctionnement constaté lors de l'inventaire. Cette évaluation comprend souvent:
- La préparation d'indicateurs pour calculer la productivité par rapport aux objectifs établis par la société;
- La création d'un rapport détaillant les points forts et les points faibles de l'organisation et les occasions et les risques environnementaux. Ce rapport est nommé « l'analyse SWOT ».
Sachez que les dysfonctionnements sont susceptibles d’être de toute nature : non-respect des processus, travaux improductifs, actions de non-qualité, etc.
Quels sont les documents à considérer au cours du processus de l'audit organisationnel ?
À de nombreuses étapes du processus, il est fortement recommandé de considérer de nombreux documents à l’instar des budgets, des délibérations, des prix, des descriptions de poste, des métiers de service, des rapports d'activité...
Ces documents sont exigés au début de la tâche. L'expérience prouve qu’un certain temps est nécessaire afin de les obtenir. Par conséquent, il est important de viser la demande de manière appropriée et de ne pas demander à de nombreuses fois de documents inédits, à moins que ces derniers ne soient importants lors de l'examen des documents initiaux ou des entretiens. Mais la sollicitation de documents inédits sera limitée autant que possible.
Le facteur de disponibilité des gens demandés est censé être considéré. Ceux-ci seront quelque peu faciles à résoudre et un peu de bonne volonté. Parlons maintenant de la grille du diagnostic organisationnel. Elle reprend les innombrables phases de l'audit organisationnel avec les délais:
- Définition exacte de la tâche avec le sponsor tel que le responsable régional, le cadre supérieur et l’élu local.
- Évaluation organisationnelle
- Recommandations
Afin de mener tous les processus à bien, il est conseillé d'être guidé par une entreprise d’audit organisationnel.
